Information nach der Begriffsdefinition des § 2 Abs. 1 IFG ist jede amtlichen oder unternehmerischen Zwecken dienende Aufzeichnung im Wirkungsbereich eines Organs, im Tätigkeitsbereich einer Stiftung, eines Fonds oder einer Anstalt oder im Geschäftsbereich einer Unternehmung, unabhängig von der Form, in der sie vorhanden und verfügbar ist.
Informationen sind demnach Aufzeichnungen (gleich welcher Art – ob digital oder in Schriftform), die vorhanden und verfügbar sind. Sollte eine derartige Information vorliegen, dann ist sie – so kein Geheimhaltungsinteresse besteht – zu erteilen. Ob und inwieweit ein Interesse des antragstellenden Bürgers an der Erlangung der Information besteht, ist nicht von Relevanz und daher auch nicht zu beurteilen oder zu prüfen.
Sollten keine Aufzeichnungen existieren (zum Beispiel Einkaufslisten der letzten Jahre zu Reinigungsmittel) dann muss/kann diese Information auch nicht erteilt werden.
Die Information muss bereits vorhanden und verfügbar sein. Wichtig ist, dass sich Informationen auf bereits bekannte Tatsachen beziehen und nicht erst erhoben, recherchiert, gesondert aufbereitet oder erläutert werden müssen. Sollten sich daher die Einkäufe von Reinigungsmitteln nur im Wege einer umfangreichen Recherche in den Rechnungsabschlussdaten erheben lassen, kann auf diese Rechnungsabschlussdaten hingewiesen werden (§ 9 Abs 1 IFG).