Sowohl bei der „proaktiven Informationspflicht“ als auch bei Vorliegen eines Informationsbegehrens („Zugang zu Informationen auf Antrag“) ist zu prüfen, ob Informationen aufgrund des Vorliegens eines oder mehrerer Geheimhaltungsgründe (Art. 22a Absatz 2 2. Satz B-VG und § 6 IFG) geheim zu halten sind bzw. der beantragte Zugang zu Informationen zu verweigern ist.
Das informationspflichtige Organ hat daher im konkreten Fall zu beurteilen, abzuwägen und hinreichend zu begründen, ob, inwieweit und warum eine Geheimhaltung erforderlich bzw. notwendig ist. Dabei spielt die Verhältnismäßigkeit der Geheimhaltung eine wesentliche Rolle. Welche Interessen abzuwägen sind, ist von den im Einzelfall betroffenen Schutzgütern abhängig; diese sollen potenziell alle in die Abwägungsentscheidung einfließen. Eine besondere Rolle in der Abwägung kommt sogenannten „public (social)watchdogs“ im Sinn der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs für Menschenrechte des EGMR zu (Journalisten, die Informationen benötigen, um eine öffentliche Debatte zu ermöglichen, oder Nichtregierungsorganisationen, die im öffentlichen Interesse agieren).
